【www.0477edu.com--档案管理】

众所周知，档案管理就是收集整理→归档保管→提供调阅→销毁处理的过程。以苏州亨通担保投资有限公司的档案管理为例，一套完整而有效的优秀档案管理体系为我们整个公司的团体表现加分不少。

一、收集整理。我们的业务和风险经理对某个委托担保企业或个人进行认真客观的评估完毕后撰写评估报告，然后将受保企业或个人的一些相关基本资料(比如说企业的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明、贷款卡和查询明细、验资报告、章程、身份证、近期的财务报表和明细、水电费发票等等)送往审批部进行初步审批，再由审批员出具审批表，上交上级与财务审批，财务及上级领导批示通过后，这三部分就组成了A类基础材料(受保企业或个人的基础资料)。同样，相关企业或个人(即反担保方)的基本资料(比如说企业的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、开户证明、贷款卡和查询明细、验资报告、章程、身份证、近期的财务报表和明细、水电费发票等等)便组成了B类基础材料(反担保企业或个人的基础资料)。而相关合同、协议或证明(比如说借款合同、保证合同、委托担保协议、委托担保质押合同、反担保保证合同、反担保质押合同等等)就是我们的第三类档案材料即合同类材料。在实际情况中，有的受保企业有可能为另一个企业或个人的反担保，而有的反担保企业亦或成为受保企业，所以我们这样的档案分类方法在一定程度上避免了档案的重复性，也有利于更清楚更有效的调阅查询。因为相关资料的收集速度会直接影响整个后台工作的有效进行，所以，档案管-理-员的重要责任之一便是及时督促前台按时快速的完成资料收集，以便及时的归档保存。

二、归档保管与调阅。A类、B类、合同类资料收集完整后就可以归档保管了，为了在以后的工作中方便调阅，管-理-员必须对相关的资料重新记录和编写号码，做成完整的Excel表格，每天更新保存。我们的A、B类基础材料是可以查阅和借出的，当业务或风险部门人员需要调阅甚至借出相关的基础档案，填写借出还入登记书之后，便可以拿出档案室，最长期限为14天，如果超过期限，管-理-员必须进行提醒和督促档案的还入。在档案归还的过程中，管-理-员必须认真检查，如果有相关材料遗失的情况，应该通知相关部门及时进行补缺，保证档案的完整性。

三、档案销毁处理。从理论上说，我们的档案保存期限为5年(特殊情况除外)，但是随着业务量的加大以及空间资源的局限性和资料本身需要不断更新的特点，我们会定期更换一些旧的或者过期的不完整的资料，补充一些最新的更有利于我们业务和风险掌控的资料，而那些“淘汰”下来的资料我们就会定期做销毁处理，以释放更多的空间和保证资料的最新性。所以，管-理-员需要和前台经常进行沟通和交流，以便了解到最新的资料，进行除旧换新。

正是因为亨通担保有这样一套完整有效的档案管理体系，才使得后台工作井井有条，出色完成。由于我们形成了一整套规范的公司档案管理，促进了企业在行业的竞争中处于领先地位，而我个人也在这个档案管理的工作中养成了最大限度的细心、耐心和做好档案工作的热心。

【扩展阅读篇】

工作总结格式一般分为：标题、主送机关、正文、署名四部分。

(1)标题。一般是根据工作总结的中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因工作总结的方向——侧重点不同其标题也就不同。工作总结标题有单标题，也有双标题。字迹要醒目。单标题就是只有一个题目，如《我省干部选任制度改革的一次成功尝试》。一般说，工作总结的标题由工作总结的单位名称、工作总结的时间、工作总结的内容或种类三部分组成。如“××市化工厂1995年度生产工作总结”“××市××研究所1995年度工作总结”也可以省略其中一部分，如：“三季度工作总结”，省略了单位名称。毛泽东的《关于打退第二次反共高潮的总结》，其标题不仅省略了总结的单位名称，也省略了时限。双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题——即所需工作总结提炼的东西，副标题往往指明工作总结的内容、单位、时间等。例如：辛勤拼搏结硕果——××县氮肥厂一九九五年工作总结——

(2)前言。即写在前面的话，工作总结起始的段落。其作用在于用简炼的文字概括交代工作总结的问题;或者说明所要总结的问题、时间、地点、背景、事情的大致经过;或者将工作总结的中心内容：主要经验、成绩与效果等作概括的提示;或者将工作的过程、基本情况、突出的成绩作简洁的介绍。其目的在于让读者对工作总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。

(3)正文。正文是工作总结的主体，一篇工作总结是否抓住了事情的本质，实事求是地反映出了成绩与问题，科学地总结出了经验与教训，文章是否中心突出，重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信，全赖于主体部分的写作水平与质量。因此，一定要花大力气把立体部分的材料安排好、写好。正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。

1)成绩和经验这是工作总结的目的，是正文的关键部分，这部分材料如何安排很重要，一般写法有二。一是写出做法，成绩之后再写经验。即表述成绩、做法之后从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教益。二是写做法、成绩的同时写出经验，“寓经验于做法之中”。也有在做法，成绩之后用“心得体会”的方式来介绍经验，这实际是前一种写法。成绩和经验是工作总结的中心和重点，是构成工作总结正文的支柱。所谓成绩是工作实践过程中所得到的物质成果和精神成果。所谓经验是指在工作中取得的优良成绩和成功的原因。在工作总结中，成绩表现为物质成果，一般运用一些准确的数字表现出来。精神成果则要用前后对比的典型事例来说明思想觉悟的提高和精神境界的高尚，使精神成果在工作总结中看得见、摸得着，才有感染力和说明力。

2)存在的问题和教训一般放在成绩与经验之后写。存在的问题虽不在每一篇工作总结中都写，但思想上一定要有个正确的认识。每篇工作总结都要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在的问题，分清主流和枝节。这样才能发扬成绩、纠正错误，虚心谨慎，继续前进。

写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。

(4)结尾一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。

(5)署名和日期。署名写在结尾的右下方，在署名下边写上工作总结的年、月、日，如为突出单位，把单位名称写在标题下边，则结尾只落上日期即可。

简而言之：

总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究;也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。 那么，工作总结怎么写?个人工作总结的格式是怎样的?详情请看下文解析。

(一)基本情况

1. 总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

2. 成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的;缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

3. 经验和教训。做过一件事，总会有经验和教训。为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

今后的打算。根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。具体可以参考部分工作总结范文。

(二)写好总结需要注意的问题

1. 一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。

2. 条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

3. 要剪裁得体，详略适宜。材料有本质的，有现象的;有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。另外，在结尾处也可以附上下一步个人工作计划。

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