更新时间：2016-09-09 来源：热点资讯 点击：
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大型的会议要求严谨，不能出现差错，流程策划书一定要完备。关于大型会议流程策划书的有哪些呢?下面是小编为你整理的内容，希望对你有帮助。
为了有效提高*****产品在市场上的销量份额，各代理市场可以根据自己公司现有库存资源的有限利用情况(如：停服客户、休眠客户、老客户、铁杆客户)等顾客资源的摸索调查，及结合员工手中资源的有效利用状况、新老顾客群体对某保健品产品品牌的了解程度，现总结为以下几点有碍市场发展的重要因素：
1各市场大多数中老年顾客群体对公司*****品牌及其产品的知名度、产品适用症、产品功效、品牌单品了解甚微。
2顾客消费群体对补肾产品有很大的误区理解，认为补肾就是壮阳，导致员工家访很被动的单一沟通。
3员工手中的资源利用价值很低，拜访过程当中出现很多因不了解产品而被拒之门外的现象时有发生，极其降低了员工的工作情绪，而导致部分很有激-情的员工流失或跳槽。
4正在服用产品的顾客一致认为宣传力度不够，导致在转介过程中给新群体产生不信任感，让转介工作大打折扣，让“员工顾客”无信心转介。并且也降低了去服用产品的信心，造成顾客流失或者被其它会销公司挖走的现象。
针对以上几点原因，我们认为各个市场都是非常有潜力的，有必要做一些公益性的品牌宣传，在品牌宣传过程当中我们以推广、介绍、参与为辅，销售为主，同时邀请权威专家参与活动来提高活动的参与性和含金量。
操作方法和步骤
参与主体：“欢天喜地共参与-------08北京奥运游”
参与范围：各代理市场轮流开展。(顾客人数控制在300人以上，比例在 1：2左右)
参与时间：2007年8月-----12月
参与地点：各市场影剧院或者比较大的会常
参与单位：各市场老龄委、老干协、老年体协、老年大学、老年文艺团体、各事业、机关、企业退休管理处、老年公寓、*****的新老顾客群体等。
参与形式和过程：报名----填写资料------领取抽奖卡------入场-----报告会-----演出------讲座-----抽奖------促销----结束-----发放资料和赠品。
活动目的：
1、大范围的搜集客户资源。
2、提高产品品牌的知名度和市场销量。
3、为员工对新资源家访做预热。
4、唤醒消费群体对补肾的误区。
5、增加新老顾客转介、购买、服用*****产品的信心。
6、提高新老消费群体的主动能动性。
7、增强员工的工作信心和工作能力。
8、充实公司数据库的资源利用。
9、吸引同行业优秀人才加入。
活动开展前的宣传形式：
1、新老顾客群体的转介宣传。
2、各小区、公园、广场的地面宣传。
3、其他宣传形式(媒体广告).
宣传物品：地面海报、宣传单、荣誉牌匾、易拉宝、主题喷绘、报纸、杂志、手提袋、抽奖卡(此卡须提前发放，填写详细资料后方可有效)、入场券等。
报告会赠品：带有某保健品标示的塑料口杯、水杯、衬衫、帽子、钥匙扣等。
报告会奖品：125ml酒、单板胶囊、礼品袋、海狗油香皂、其它。
会场布置：
1、场外有1—2个大型拱门和条幅、锣鼓秧歌队。
2、门外设有入场签到处，参与顾客须凭入场券和抽奖卡方可入场，否则不予接待和抽奖。以次确保资源的真实有效性。
3、舞台背景是关于此次活动的主体喷绘、舞台上设有荣誉展示区、重要嘉宾席(总公司领导、主讲专家、老年单位部分领导)大型抽奖箱等。
4、舞台两侧使用原有的大型X展架和条幅。
5、员工们外列队欢迎鼓掌。
会议流程：
迎宾音乐 6：30分开始
消费者入场 6：30------8：00
会议开始 8：30(男女主持各一名)
文艺节目 (多人舞蹈)
嘉宾致词 (公司领导致词内容：企业文化、公司发展历程等)
(嘉宾贺词内容：祝贺、公益形象、活动目的等)
幻灯片 (内容：公司荣誉、公司形象品牌宣传、产品介绍等)
抽三等奖30名 (奖品自定)
文艺节目 (曲艺、小品、相声等)
专家讲座 (内容：保健知识、产品、补肾误区等)
顾客送锦旗、字画等
抽二等奖20名 (奖品自定)
顾客发言 (须提前安排具有煽动力、口才好的铁杆顾客)
促销签单
抽一等奖10名 (奖品为价值4000元以上的加拿大野生海参一份)。
会议结束 送宾音乐------顾客排队到门外领取资料和赠品
其它注意事项：
1、各代理市场可提前和主管老年职能部做客情、沟通、邀约。
2、此次活动须提前10天左右大范围宣传。
3、活动须提前给员工安排、讲解其重
4、动员所用新老顾客大范围的转介、参与、宣传。
5、活动必须保证有会前订单(15%--30%)。
6、活动前必须做顾客预热会、订货会。
备注：
a:现场三等奖、二等奖的抽取可以提前预订或者随意抽，但是必须是订货满一件的顾客，现场一等奖的抽取必须是订货满两件以上的顾客。
b:抽奖的卡片编号后提前发给参会顾客，每人两张一样的编号，自己留一张放入抽奖 箱一张，“特殊顾客群体自定"。
会议及展览的预算不是一个概念。通常而言，会议预算包括以下几个方面：
1、交通费用
交通费用可以细分为：
(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通
(2)、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
2、会议室/厅费用
具体可细分为：
(1)、会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
(2)、会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。
对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
3、住宿费用
住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。
正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
4、餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
(1)、早餐
早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)
(2)、中餐及午餐
中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
(3)、酒水及服务费
通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
(4)、会场茶歇
此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
(5)、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：
6、视听设备
除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
●设备本身的租赁费用，通常按天计算
●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
●音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
c、演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
d、其他——点心、水果及调制色酒
5、杂费
杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢?
展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方——
相同的地方：住宿费、餐饮费、商务考察费用(如果有考察计划的话)。
不同的地方：展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。
展览场地租赁：如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。国际标准展位面积通常为3mX3m,隔断高度在2.3m至2.5m之间。标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。展馆业主通常有下列设备可供租赁：展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
如果是在其他公共场所举办展览(譬如市政广场或者体育场所等)，那么场地租赁的预算就很难预测了——通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间(是否重要假日等)有关。
■邀请
不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。
信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
回执——对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。
确认通知——如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。
■签到与入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。
通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。
如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。
■餐饮安排
一般而言，展览不统一安排餐饮(特邀嘉宾或者重要客户除外)，会议通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。
统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。
■交际/酒会
交际/酒会一般需要细心策划。酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围十分重要。
交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。涉及的环节有：乐队(或者音响、音源)、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。
重点：场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。
由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。
■新闻发布会
新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。记者招待会一般是专题性的，以“答记者问”为主要特色。另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。
新闻发布会要素：
●目的
●信息发布的目标受众
●拟邀请对象
●发布会规模
新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：
1、活动策划与主题确定
2、节目策划与议程安排
3、资料准备
4、与会人员邀请、沟通与确定
5、时间、场地落实与场景布置
6、产品展示、演示与信息发布
7、现场气氛控制
一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。
大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也基本沿用下述套路：
1、政治性——严肃感
2、高科技产品类——正规中带有活泼
3、农业类别——亲切、环保
4、文化类别——文化感、历史感
5、一般工业品——科技感、品质感
6、娱乐类——活泼，前卫
7、时尚产品——经典中带有时代气息
8、工艺品类——经典、古拙
9、其他类别——相应的风格
二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。
一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。
建立组织的原则：一是“专业原则”，专业的人做专业的事，知人善任。比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界的沟通也不另设组;二是“平衡原则”，因事设组，每个组的工作量相对平衡;三是“分工原则”，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确;四是“扁平原则”，一般在大型的活动中有多层次的“金字塔”结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要;五是“制度原则”，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。
发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。
筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。
三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。
时间的控制，一般以时间进度表(倒计时)的方式来表现。注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。
整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。
四、活动策划、确定活动主题。
活动策划主要包括如下内容：
1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。
在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。
2、主题策划发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现“XXX发布会”字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。
另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有“新闻”字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。一般来说，实践中，很多企业略去“新闻”字样，采用其它称法。
确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。因此，这是总协调工作控制的“关键点”，宜重点来抓。
参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。
新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。落实好后做好分类的统计工作。
五、拟定活动策划案和具体操作方案。
活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。一般来说，会议核心成员才提供。
具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。一般会议人员人手一份。
六、新闻通稿及相关资料准备提供给媒体的资料，一般以广告手提袋或文件袋的形式，整理妥当，按顺序摆放，再在新闻发布会前发放给新闻媒体，顺序依次为：
1、会议议程
2、新闻通稿
3、演讲发言稿
4、公司/组织宣传册
日前，我参与了一项“中国人口健康援助工程”系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，现分享如下：
活动主题：
主标题：“中国人口健康援助工程”系列活动
副标题：《拥抱健康时代》专题讲座暨“援助工程”启动仪式
横幅：了百姓心愿圆人类梦想
关爱时时有援助处处在
为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康
活动宗旨：
为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。
活动目的：
让各级计生与卫生系统充分了解“中国人口健康援助工程”，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对“援助工程”的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立“关爱时时有，援助处处在”的服务人口健康事业的品牌形象，从而促进“援助工程”的全面推进。
活动目标：
1、参会人数：200人(综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想)。
2、预期收获：参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。
3、塑造形象：以各项产品和服务让受益百姓记住“援助工程”，并树立强势品牌形象。
4、传播品牌：形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。
为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。如：
时间事项
07：00盘点清查各种物品的准备情况。
07：10确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。
07：20相关人员带齐各种物品从组委会出发。
大型会议策划书--策划方案策划书 策划方案07：50到达会场，开始会场外的布置。
08：30开始会场内的布置，调试各种设备及网络。
09：10会场布置完成，相关人员待命。
09：20与会代表开始在会场门口聚集，等待入场。
09：30开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。
09：50播放视频
09：55-10：00幕后音
10：00-10：05开场白
10：05-10：07护卫领导一入场，播放“拉德茨基进行曲”
10：07-10：20领导一讲话
10：20鲜花
10：20-10：22护卫领导一退场播放“退场音乐”
10：22-10：25主持
10：25-10：27护卫领导二入场播放“拉德茨基进行曲”
10：27-10：35领导二讲话
10：35鲜花
10：35-10：37护卫领导二退场播放“退场音乐”
10：37-11：10专家演讲：《拥抱健康时代》
11：10-11：30演示产品
11：30-11：40试点代表受赠，领导授匾/授牌
11：40-12：00受赠代表讲话(4位)
12：00-12：05领导退场播放“会后音乐”
12：05-12：15代表入席午餐宴会
12：15-12：20组委会领导：祝酒词
12：20-13：30午餐宴会/产品演示区及体验区开始活动
13：30-14：00欢送嘉宾出场
14：00会场清理
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